Cara Memimpin Rapat yang Baik, Benar dan Efektif

Cara Memimpin Rapat yang Baik, Benar dan Efektif

Dalam rapat atau diskusi di suatu organisasi pasti dibutuhkan orang yang dapat memimpin jalannya rapat tersebut agar rapat bisa berjalan dengan baik, sesuai tema pembahasan dan dapat memberikan jalan keluar dari permasalahan yang di bahas. Namun, tidak banyak orang yang mampu bisa memimpin suatu forum dengan baik dan efektif. Dalam rapat sering kali kita merasa gugup ketika menjadi pemimpin suatu forum. Dalam rapat seringkali molor. Dalam rapat seringkali terjadi perdebatan. Hal inilah yang sering kali menghambat seseorang untuk berani maju jadi pemimpin di suatu forum. Hal ini harus dihilangkan agar dapat terbiasa, tidak gugup untuk berbicara di depan orang banyak atau menjadi pemimpin forum dan dapat mengendalikan sesuatu hal yang di rasa tidak perlu di forum tersebut. Maka tips sederhana dalam artikel ini akan menambah wawasan Anda tentang bagaimana cara memimpin rapat yang baik dan efektif.

            Untuk memudahkan Anda dalam belajar, maka ini ada beberapa tahap yang perlu di lakukan, yaitu tahap persiapan, tahap kegiatan dan tindak lanjut.

1.     Tahap Persiapan

      Sebelum di mulai suatu rapat sebagai pemimpin forum harus menyiapkan beberapa hal agar rapat dapat berjalan dengan efektif.

Ø Seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.

Ø Membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai bahan yang akan dibahas.

Ø Menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang jelas, sehingga rapat  tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.

Ø Membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.

2.        Tahap Kegiatan

Dalam tahap kegiatan ada beberapa yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat.

a.     Membuka rapat

Dalam  ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.

b.     Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik

Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.

c.      Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat

Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan  bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.

d.     Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi

Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kuwalahan. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan dari pemimpin rapat sangat diperlukan. Anda bisa memotong karena alasan waktu dan mengalihkan ke anggota yang lain untuk berpendapat. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan kesempatan berpendapat.

e.     Memaparkan keputusan yang telah diambil

Jika sudah banyak yang mengutarakan pendapat dan sudah di lakukan banyak pertimbangan maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat.  Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.

f.       Menutup rapat

Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil.  Kemudian dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup. Namun, Jika akan ada rapat lanjutan pastikan Anda memberitahukan hal ini kepada semua anggota sebelum rapat ditutup.

3.     Tindak Lanjut

Setiap rapat yang efektif akan selalu memunculkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti keputusan yang telah diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat selesai setiap anggota rapat segera diberikan notulen dalam bentuk draf.  Hal ini untuk memastikan setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada kemungkinan beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah diputuskan. Follow up juga penting untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil rapat.

Itu merupakan beberapa tips sederhana bagaimana cara memimpin suatu rapat dengan baik dan benar, sehingga rapat dapat berjalan dengan efektif.